Dans le contexte de la lutte contre la pandémie du COVID-19, l’Arrêté Royal contient diverses dispositions sur la copropriété (chapitre 1er) et sur les sociétés et associations (chapitre 2), lesquelles sont commentées ci-dessous.
OBJECTIF POURSUIVI PAR LES DISPOSITIONS DE L’ARRÊTÉ ROYAL CONCERNANT LES SOCIÉTÉS ET ASSOCIATIONS ?
Les mesures de l’Arrêté Royal permettent temporairement aux sociétés et associations, fondations, unions professionnelles, GEIE, tout OPC revêtant la forme contractuelle ainsi qu’aux personnes morales constituées par ou en vertu d’une loi ou d’un règlement particulier (pour autant qu’elles disposent d’un organe d’administration ou d’une assemblée générale), d’organiser des assemblées générales et des réunions de l’organe d’administration de manière plus flexible. A cet effet et pour certains aspects uniquement, ces mesures permettent de déroger aux dispositions du Code des sociétés et des associations et aux dispositions statutaires (nous vous renvoyons à notre précédente publication (news) sur notre site web concernant l’impact de la crise COVID-19 sur l’organisation des assemblées).
REGIME OBLIGATOIRE OU OPTIONNEL ?
L’Arrêté Royal met en place un régime optionnel. Les sociétés qui font choix de ne pas faire usage des options offertes par celui-ci doivent respecter les dispositions du Code des sociétés et associations.
MESURES LIMITÉES DANS LE TEMPS ?
Les mesures prévues par l’Arrêté Royal s’appliquent aux assemblées générales et aux réunions des organes d’administration qui auraient dû être tenues ou qui doivent se tenir entre le 1er mars 2020 et le 3 mai 2020 ou pour lesquelles une convocation a été ou doit être envoyée ou publiée entre ces mêmes dates. La période visée par les mesures peut évidemment être prolongée par le Roi.
PREMIÈRE OPTION PREVUE PAR L’ARRÊTÉ ROYAL EN CE QUI CONCERNE L’ORGANISATION DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ?
La première option offerte à l’organe d’administration est d’obliger les participants à l’assemblée générale à :
- Voter à distance avant l’assemblée par correspondance[1]; et
- Voter en donnant une procuration à un mandataire (unique) qui peut être désigné par la société (dans le cas où un actionnaire aurait déjà désigné son propre mandataire, les votes ou abstentions seront néanmoins pris en considération si la procuration donnée à ce mandataire contient des instructions spécifiques de vote).
En ce qui concerne les sociétés cotées, les formulaires de vote et les procurations doivent parvenir à la société au plus tard le 4ème jour qui précède la date de l’assemblée. Un e-mail avec une copie scannée ou photographiée des formulaires ou procurations est suffisant.
Même en l’absence de toute autorisation statutaire, les sociétés sont également autorisées à mettre à dispositions des participants à toute assemblée générale un moyen de communication électronique tel que visé à l’article 7 : 137 du Code des sociétés et des associations qui doit permettre aux actionnaires d’être directement, de manière continue et simultanément, informés de discussions.
Cette possibilité peut être envisagée dans les sociétés de taille plus réduite. Dans les sociétés de taille plus importante, elle ne sera vraisemblablement pas utilisée dans la mesure où la technologie requise à cet effet n’a pas été largement testée et doit permettre la vérification électronique de l’identité des actionnaires qui assistent à distance à l’assemblée et le vote électronique. Cependant, même si la réunion ne peut être tenue à distance, ceci n’empêche pas la société de, par exemple, assurer une diffusion de la réunion aux actionnaires.
QU’EN EST-IL DU DROIT DE POSER DES QUESTIONS ?
Dans l’hypothèse où les actionnaires souhaitent exercer leur droit de poser des questions à l’organe d’administration, ce dernier peut également les obliger à transmettre leurs questions par écrit avant la réunion s’il avait déjà demandé aux participants de voter à distance ou par procuration.
Dans de tels cas, il doit être répondu aux questions par écrit au plus tard avant le vote. Les actionnaires et membres doivent être informés des réponses. Les sociétés cotées doivent publier les réponses sur leur site web. Si la réunion est diffusée en direct, il est également possible de répondre aux questions oralement durant la réunion. Il est également possible de les enregistrer pour une diffusion ultérieure (conférence audio ou vidéo).
LA PARTICIPATION PHYSIQUE DE CERTAINS DES PARTICIPANTS EST-ELLE NÉANMOINS REQUISE ?
Si l’organe d’administration a opté pour un vote à distance, ou par procuration, les administrateurs, le mandataire (unique) et le commissaire ne doivent pas être présents physiquement.
Ils peuvent assister à la réunion à distance par téléconférence ou vidéoconférence.
QUELLES SONT LES MESURES SPECIFIQUES POUR LES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES EXTRAORDINAIRE ?
En ce qui concerne les décisions qui doivent être actées dans un acte notarié, la présence physique du notaire et de l’un des administrateurs / membres du bureau et/ou du mandataire (unique) est nécessaire pour signer l’acte.
QU’EN EST IL DES FORMALITES DE CONVOCATIONS ?
Les formalités de convocations usuelles s’appliquent. Cependant, les société cotées sont exemptées de l’obligation d’envoyer des convocations ou autres documents par courrier. Les autres sociétés sont également exemptées de l’obligation d’envoyer les documents par courrier et de les tenir à disposition au siège social. Elles peuvent envoyer les avis de convocations et les documents les accompagnant par mail aux actionnaires et aux membres. Les entités légales qui auraient déjà convoqué leur assemblée générale peuvent toujours modifier les modalités de la réunion et les procédures de vote sans devoir à nouveau accomplir les formalités de convocation.
Cependant dans de tels cas, elles doivent informer les actionnaires et membres de la modification et ce de le manière la plus efficace possible (par exemple via leur site web ou via e-mail)
Les sociétés cotés doivent annoncer les modifications via communiqué de presse publié sur leur site web au plus tard le 6ème jour précédant la réunion.
QU’EN EST-IL DE LA DEUXIÈME OPTION, LE REPORT DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE À UNE DATE ULTÉRIEURE ?
La seconde option offerte par l’Arrêté Royal est de permettre à l’organe d’administration de postposer la date de l’assemblée, même si l’assemblée avait déjà été convoquée. Dans de tels cas, les actionnaires doivent cependant être dûment informés. Cette possibilité est particulièrement utile pour les assemblées générales annuelles qui peuvent être reportées 10 semaines après la date statutairement prévue (les délais concernant l’adoption du rapport de gestion, l’approbation et le dépôt des comptes annuels seront en conséquence également reportés de 10 semaines). Les autres assemblées générales peuvent être reportées indéfiniment jusqu’à ce qu’une nouvelle décision soit prise par la société.
Les sociétés cotées doivent annoncer, par voie de communiqué de presse publié sur leur site, le report et ce au plus tard le 4ème jour qui précède la date de l’assemblée générale déjà convoquée.
La tenue d’une assemblée reportée requiert une nouvelle convocation établie dans le respect des formalités de convocations usuelles (à moins que les mesures de crise soient alors toujours d’application).
Le report de l’assemblée n’est pas possible (i) lorsque l’assemblée générale est convoquée dans le contexte de la procédure de sonnette d’alarme, si l’actif net est négatif ou menace de le devenir (ii) lorsque l’assemblée a été convoquée à la requête des actionnaires, membres, et ce conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations ou (iii) à la demande ou par le commissaire. Dans ce cas, l’organe d’administration peut toujours mettre en application les mécanismes mentionnés ci-dessus (la première option).
QUELLES SONT LES MESURES SPÉCIFIQUES CONCERNANT L’ORGANE D’ADMINISTRATION ?
Même en l’absence de dispositions spécifiques dans les statuts, les réunions de l’organe d’administration peuvent être tenues par tout moyen de communication permettant des délibérations collégiales (via audio ou vidéoconférence).
La prise de décisions par écrit est également possible et ce même si cette procédure est interdite par les statuts.
En ce qui concerne les décisions de l’organe d’administration qui doivent être actées dans un acte notarié (par exemple les décisions concernant l’utilisation de capital autorisé), la présence physique d’un membre de l’organe d’administration ou d’un représentant (mandaté par procuration par l’organe d’administration) devant le notaire est suffisante.
[1] Pour les SA l’organe d’administration met à disposition le formulaire pour voter ou le publie via le site web de la société. Pour les SRL, il y a lieu de respecter les dispositions des statuts et en l’absence de dispositions statutaires spécifiques, les conditions pour une participation à distance devront être respectées (article 7 : 146 du Code des sociétés et des associations), sauf dérogation prévue par l’Arrêté Royal (les systèmes de communications utilisés doivent permettre de vérifier l’identité des participations et de permettre des débats directs et continus).